A. Kelompok kerja dan Brainstorming elektronik
Brainstorming adalah sebuah
perencanaan atau piranti yang digunakan untuk menampung kreatifitas kelompok
dan biasanya digunakan untuk menjadikan alat consensus maupun untuk menjaring
ide-ide yang diperlukan.
Adanya brainstorming dimaksudkan
untuk mengumpulkan ide-ide kreatif sebanyak mungkin di dalam suatu kelompok.
Ada beberama macam model brainstorming yang diterapkan untuk menjaring ide
sebanyak mungkin.
Tujuan dan manfaat lain dari
brainstorming adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi
masalah.
b. Mencari
sebab-sebab yang mengakibatkan terjadinya masalah.
c. Menentukan
alternatif pemecahan masalah.
d. Mengimplementasikan
pemecahan masalah.
e. Merencanakan
langkah-langkah dalam melaksanakan suatu aktivitas.
f. Mengambil
keputusan ketika masalah terjadi.
g. Melakukan
perbaikan (improvements).
h. Metode.
Model-Model
Dari Brainstorming:
ü
Verbal Brainstorming adalah kegiatan bertukar
pikiran dalam sebuah kelompok yang dilakukan secara verbal dengan tatap muka
dalam sebuah pertemuan langsung.
ü
Nominal Brainstorming adalah kegiatan bertukar
pikiran dalam sebuah kelompok akan tetapi tidak dilakukan secara langsung
artinya ketika bertukar pikiran menggunakan alat bantu seperti kertas atau
dengan cara chatting.
ü
Electronic Brainstorming adalah kegiatan bertukar
pikiran dalam sebuah kelompok yang dilakukan secara elektronik dengan
menggunakan alat seperti group support system.
Tahapan
Dari Teknik Brainstorming
Ø Pemberian
informasi dan motivasi
Pada tahap ini leader menjelaskan masalah yang akan dibahas dan
latar belakangnya, kemudian mengajak kelompoknya agar aktif untuk
memberikan tanggapannya.
Ø Identifikasi
Anggota diajak memberikan sumbang saran pemikiran
sebanyak-banyaknya. Semua saran yang diberikan anggota ditampung, ditulis dan
jangan dikritik. Pemimpin kelompok dan peserta dibolehkan mengajukan pertanyaan
hanya untuk meminta penjelasan.
Ø Klasifikasi
Mengklasifikasi berdasarkan kriteria yang dibuat dan
disepakati oleh kelompok. Klasifikasi bisa juga berdasarkan struktur /
faktor-faktor lain.
Ø Verifikasi
Kelompok secara bersama meninjau kembali sumbang saran yang
telah diklasifikasikan. Setiap sumbang saran diuji relevansinya dengan
permasalahan yang dibahas. Apabila terdapat kesamaan maka yang diambil adalah
salah satunya dan yang tidak relevan dicoret. Namun kepada pemberi sumbang
saran bisa dimintai argumentasinya.
Ø Konklusi
(Penyepakatan)
Pimpinan kelompok beserta peserta lain mencoba menyimpulkan
butir-butir alternatif pemecahan masalah yang disetujui. Setelah semua puas,
maka diambil kesepakatan terakhir cara pemecahan masalah yang dianggap paling
tepat.
Keunggulan
Brainstorming
1. Ide yang muncul lebih banyak dan beragam
2. Kesalahan akan terdeteksi karena yang terlibat banyak orang
3. Waktu dan tenaga dicurahkan oleh banyak orang dan dengan
demikian terdapat lebih banyak akses informasi dan keahlian.
Hambatan
Dalam melakukan teknik brainstorming dapat timbul beberapa
hambatan yang disebabkan antara lain:
Peserta tidak mematuhi aturan main, misalnya:
a. Memberi komentar terhadap ide yang dilontarkan peserta
lain.
b. Dalam satu putaran, seorang peserta melontarkan lebih dari
satu ide.
c. Seorang peserta yang belum sampai gilirannya sudah
menyampaikan idenya.
d. Ada peserta yang mendominasi atau memotong pembicaraan
peserta lain.
e. Ada peserta yang bertanya pada saat proses berlangsung.
Pencatat merubah ide (baik isi maupun maksud) yang dilontarkan
oleh peserta
Peserta tidak mampu melihat masalah dari berbagai sudut
pandang
Hambatan non teknis, seperti : takut salah, kurang antusias,
dan kurang ada kerjasama
Mengingat hambatan tersebut, Team leader perlu memberi
dorongan, teguran dan arahan kepada peserta untuk membantu kelancaran proses.
Disamping itu, para peserta sendiri dituntut untuk menyadari prinsip-prinsip
aturan main.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bila suatu Team
membicarakan permasalahan dengan teknik brainstorming, yaitu:
Agenda acara yang akan dibahas dibagikan sebelum meeting
dimulai
Mempersiapkan Team leader dan notulis yang cakap dalam
memimpin meeting
Catatan ide diperlihatkan kepada seluruh peserta pada saat ide
itu dilontarkan
Memberi kesempatan kepada peserta yang mengalami hambatan
untuk mengemukakan ide-idenya pada kesempatan khusus.
B. Mengembangkan kepercayaan dalam Tim Virtual
Tim virtual menggunakan teknologi
komputer untuk menyatukan anggota-anggota yang terpisah secara fisik untuk
mencapai tujuan bersama. Sejumlah orang dimungkinkan untuk berkolaborasi secara online menggunakan
hubungan-hubungan komunikasi seperti jaringan tride-area, konferensi
video, atau e-mail, baik ketika mereka hanya terpisah dengan satu ruangan
maupun dengan benua.
Tim virtual bisa melakukan semua
hal yang dilakukan oleh tim yang lain, berbagi informasi, membuat berbagai
keputusan, dan menyelesaikan tugas. Tim ini juga beranggotakan dari organisasi
yang sama atau menghubungkan para anggota sebuah organisasi dengan para
karyawan dari berbagai organisasi lain (seperti para pemasok dan rekan-rekan
bersama). Mereka bisa mengadakan rapat selama beberapa hari untuk menyelesaikan
masalah, beberapa bulan untuk menyelasaikan sebuah proyek, atau secara tetap
berdiri dalam organisasi.
Tiga faktor utama yang membedakan
tim virtual dari tim yang bertemu muka secara langsung adalah:
(1) Ketiadaan
isyarat-isyarat paraverbal dan nonverbal
(2) Konteks
sosial yang terbatas
(3) Kemampuan
untuk mengatasi keterbatasan waktu dan ruang
Tim virtual sering kali mengalami
hubungan sosial yang kurang baik dalam berinteraksi langsung antaranggota.
Mereka tidak bisa meniru tindakan memberi dan menerima yang umum terjadi dari
diskusi secara berhadap-hadapan. Terutama ketika para anggota belum bertemu
secara pribadi, tim virtual cenderung lebih berorientasi pada tugas dan lebih
sedikit bertukar informasi sosial-emosional.
Tim virtual mampu melakukan
pekerjaan mereka meskipun anggota-anggotanya terpisah ribuan kilometer dan
terpisah oleh satu lusin zona waktu atau lebih. Tim ini memungkinkan
orang-orang untuk bekerja sama, yang bila tidak demikian tidak akan bisa
berkolaborasi. Berikut adalah beberapa perbedaan dan persamaan Tim Virtual
dengan tim yang bertemu secara fisik, antara lain:
Persamaan
· Adanya
tujuan yang ingin dicapai bersama
· Adanya
komunikasi dari setiap anggota tim
· Memerlukan
adanya diskusi tim
· Kepercayaan
dalam tim
Perbedaan
· Kontak
sosial yang terbatas pada tim virtual
· Ruang
dan waktu
· Tingkat
emosional setiap anggota
Dalam membangun tim virtual, hal
yang perlu kita perhatikan adalah:
1. Komunikasi
Komunikasi sangat penting dalam
membangun suatu hubungan, karena dalam melakukan perkerjaan bisa saja terjadi
kesalahan dan dengan komunikasi kita bisa mengurangi sedikit banyaknya
kesalahpahaman dalam sebuah tim
2. Cultural Awareness
Toleransi dan pengetahuan tentang
budaya lain juga perlu diperhatikan, cara penyampaian intensi yang baik
didaerah A bisa diterima tapi belum tentu didaerah B. Hal ini berkaitan dengan
komunikasi, karena terjemahan langsung dari satu bahasa ke bahasa lain tanpa
memperhatikan konteks juga dapat menambah probabilitas salah pengertian antar
anggota.
3.Self Motivation
Tidak semua orang berfungsi
dengan baik dalam virtual team dimana setiap individu diharapkan bersifat
self-motivated dan mampu bekerja secara mandiri tanpa pengawasan atau struktur
eksternal. Faktor penting berikutnya adalah result-oriented, karena tidak ada
rekan disekitar yang sadar betapa intensifnya seseorang berusaha menyelesaikan
tugas kecuali pada akhirnya dia dapat mendemonstrasikan hasil akhirnya dengan
jelas.
ü
Kepercayaan
Kepercayaan sangat penting untuk
mendukunbg semua point diatas, sebagai basis untuk komunikasi yang terbuka dan
menyangga motivasi semua individu yang bersangkutan.
Rasa saling percaya disetiap
anggota tim sangatlah diperlukan, agar tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud
secara maksimal. Namun dengan kurangnya kontak sosial, rasa saling percaya
antar anggota tim dapat berkurang sehingga kemungkinan untuk gagal sangatlah
mungkin dalam tim virtual. Dalam mengatasi hal ini kami memiliki beberapa cara
agar rasa saling percaya dari setiap anggota tim dapat tumbuh sehingga tujuan
yang ingin dicapai dapat terwujud secara maksimal, berikut caranya:
ü
Pemimpin yang kompeten
Adakalanya anggota tim akan patuh
dan percaya kepada pemimpinnya jika pemimpin itu mempunyai kompetensi yang
lebih seperti keterampilan dan pengalaman yang sangat memadai.
ü
Membagi tugas dengan rata
Menurut saya pembagian tugas
merupakan salah satu faktor timbulnya kepercayaan dalam tim virtual. Ketika
seorang anggota tim merasa tugasnya lebih berat daripada yang lain, orang
tersebut akan berprasangka buruk terhadap anggota yang lain seperti prasangka
adanya hubungan khusus antara pemimpin dan salah satu anggota lainnya.
ü
Keaktifan setiap anggota
Setiap anggota tim harus aktif
dalam forum diskusi yang sudah direncanakan. Dalam setiap pertemuan virtual
tersebut setiap anggota harus menjelaskan hasil pekerjaan yang telah ia
kerjakan dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan evaluasi dan harus
berperan aktif dalam memberi masukan-masukan terhadap evaluasi tersebut
sehingga timbulnya kepercayaan antara aggota dengan anggota maupun anggota
dengan pemimpin.
ü
Kerjasama
Kerjasama merupakan hal
terpenting dalam sebuah tim, baik itu tim virtual maupun tim face to face.
Karena dengan adanya kerjasama setiap anggota tim, akan memunculkan rasa
kebersamaan dalam mencapai tujuan bersama yang ingin diraih. Sekian pernjelasan
dari saya mengenai hal-hal yang dapat membangun kepercayaan dalam Tim virtual
Kesimpulan :
Tim Virtual sebuah tim yang dibentuk karena adanya keterbatasan waktu dan ruang
dan tidak dapat bersatu secara fisik antara satu sama lain sehingga dibuatlah
Tim Virtual menggunakan jaringan komputer agar dapat mencapai tujuan bersama.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mebuat tim virtual adalah komunikasi,
cultural awareness, self motivation, kepercayaan. Rasa saling percaya didalam
tim virtual dapat berkurang, agar hal ini tidak menjadi masalah, maka dalam tim
harus memiliki :
· Pemimpin
yang kompeten
· Membagi
tugas dengan rata
· Keaktifan
setiap anggota
· Kerjasama
Contoh kasus
Pada tanggal 5 September 2016,
Steve Jobs, CEO Perusahaan Apple melakukan praktek diskriminasi harga sebagai
strategi pemasarannya yaitu menurunkan harga product iPhone mereka yang sangat
sukses sejumlah $200 dari harga semula sebesar $599 yang merupakan harga
perkenalan yang sudah sejak dua bulan. Tak perlu dibicarakan, dia menerima
email yang sangat banyak dari para pelanggan yang kecewa dan marah. Dua hari
kemudian, Steve Jobs menawarkan $100 kredit yang dapat di gunakan di toko
Apple dan online store kepada para pelanggan yang sudah membayar harga penuh.
Dari kasus tersebut biasanya para ceo perusahaan ternama mengalami kesibukan
yang padat dan juga memungkinkan untuk terbang ke negara-negara dibelahan
dunia. Brainstorming Elektronik penting dalam menyelesaikan masalah tersebut
Hal ini biasanya didukung oleh sistem rapat elektronik (EMS), tetapi juga
bentuk yang lebih sederhana dapat dilakukan melalui email dan mungkin browser
berbasis, atau menggunakan peer-to-peer software. Dengan sistem pertemuan
elektronik, peserta berbagi daftar ide di atas internet. Ide dimasukkan secara
independen. Kontribusi segera menjadi terlihat untuk semua dan biasanya anonim
untuk mendorong keterbukaan dan mengurangi prasangka pribadi. Modern EMS juga
mendukung sesi brainstorming asynchronous selama waktu yang lama serta kegiatan
tindak lanjut khas dalam pemecahan masalah secara kreatif kategorisasi proses
seperti ide, penghapusan duplikat, penilaian dan diskusi atau kontroversial
diprioritaskan brainstorming ide. Elektronika banyak menghilangkan masalah
standar. Brainstorming adalah grup kreativitas teknik di mana sebuah
kelompok mencoba untuk menemukan solusi untuk suatu masalah tertentu dengan
mengumpulkan daftar ide spontan disumbangkan oleh para anggotanya.
SUMBER :
